PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (KOMUNIKASI)
Komunikasi
Definisi komunikasi
Kata atau istilah “komunikasi” (Bahasa Inggris “communication”) berasal dari Bahasa Latin “communicatus”yang berarti “berbagi” atau “menjadi milik bersama”.Dengan demikian, kata komunikasi menurut kamus bahasa mengacu pada suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan.Menurut Webster New Collogiate Dictionary dijelaskan bahwa komunikasi adalah “suatu proses pertukaran informasi di antara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku”. Berikut ini adalah bebarapa definsi tentang ilmu komunikasi yang dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut :Hovland, Janis & Kelley Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak.Berelson & Steiner Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan lain-lain melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar, angka-angka, dan lain-lain.
Harold Lasswell Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan “siapa” “mengatakan “apa” “dengan saluran apa”, “kepada siapa” , dan “dengan akibat apa” atau “hasil apa”.(who says what in which channel to whom and with what effect).
Barnlund Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego.
Weaver Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya.
Gode Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari semula yang dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih.
Dari berbagai definisi tentang ilmu komunikasi tersebut di atas, terlihat bahwa para ahli memberikan definisinya sesuai dengan sudut pandangnya dalamelihat komunikasi. Masing-masing memberikan penekanan arti, ruang lingkup, dan konteks yang berbeda.Hal ini menunjukkan bahwa, ilmu komunikasi sebagai bagian dari ilmu sosial adalah suatu ilmu yang bersifat multi-disipliner. Definisi Hovland Cs, memberikan penekanan bahwa tujuan komunikasi adalah mengubah atau membentuk perilaku.Definisi Berelson dan Steiner, menekankan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian, yaitu penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan lain-lain.Definisi Lasswell, secara eksplisit dan kronologis menjelaskan tentang
lima komponen yang terlibat dalam komunikasi, yaitu :- siapa (pelaku komunikasi pertama yang mempunyai inisiatif atau sumber.- mengatakan apa ( isi informasi yang disampaikan)
- kepada siapa (pelaku komunikasi lainnya yang dijadikan sasaran penerima)
- melalui saluran apa (alat/saluran penyampaian informasi)
- dengan akibat/hasil apa (hasil yang terjadi –pada diri penerima)
Definisi Lasswell ini juga menunjukkan bahwa komunikasi itu adalah suatu upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan. Definisi Gode, memberi penekanan pada proses penularanpemilikan, yaitu dari yang semula (sebelum komunikasi) hanya dimiliki oleh satu orang kemudian setelah komunikasi menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih.Definisi Barnlund, menekankan pada tujuan komunikasi, yaitu untuk mengurangi ketidakpastian, sebagai dasar bertindak efektif, dan untuk mempertahankan atau memperkuat ego.
Berdasarkan definisi-definisi tentang komunikasi tersebut di atas, dapat diperoleh gambaran bahwa komunikasi mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut
Komunikasi adalah suatu proses Komunikasi sebagai suatu proses artinya bahwa komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan (ada tahapan atau sekuensi) serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu.
Komunikasi adalah suatu upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan. Komunikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja, serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari pelakunya.
Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerja sama dari para pelaku yang terlibat kegiatan komunikasi akan berlangsung baik apabila pihak-pihak yang berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama ikut terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang samaterhadap topik pesan yang disampaikan.
Komunikasi bersifat simbolis Komunikasi pada dasarnya merupakan tindakan yang dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang. Lambang yang paling umum digunakan dalam komunikasi antar manusia adalah bahasaverbal dalam bentuk kata-kata, kalimat, angka-angka atau tanda-tanda lainnya.
Komunikasi bersifat transaksional Komunikasi pada dasarnya menuntut dua tindakan, yaitu memberi dan menerima. Dua tindakan tersebut tentunya perlu dilakukan secara seimbang atau porsional.
Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu Maksudnya adalah bahwa para peserta atau pelaku yang terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada waktu serta tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi komunikasi seperti telepon, internet, faximili, dan lain-lain, faktor ruang dan waktu tidak lagi menjadi masalah dalam berkomunikasi.
Tingkatan Proses Komunikasi
Menurut Denis McQuail, secara umum kegiatan/proses komunikasi dalam masyarakat berlangsung dalam 6 tingkatan sebagai berikut :
Komunikasi intra-pribadi (intrapersonal communication Yakni proses komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang, berupa pengolahan informasi melalui pancaindra dan sistem syaraf.Contoh : berpikir, merenung, menggambar, menulis sesuatu, dll.
Komunikasi antar-pribadi Yakni kegiatan komunikasi yang dilakukan secara langsung antara seseorang dengan orang lainnya.Misalnya percakapan tatap muka, korespondensi, percakapan melalui telepon, dsbnya.
Komunikasi dalam kelompok Yakni kegiatan komunikasi yang berlangsung di antara suatu kelompok. Pada tingkatan ini, setiap individu yang terlibat masing-masing berkomunikasi sesuai dengan peran dan kedudukannya dalam kelompok. Pesan atau informasi yang disampaikan juga menyangkut kepentingan seluruh anggota kelompok, bukan bersifat pribadi.Misalnya, ngobrol-ngobrol antara ayah, ibu, dan anak dalam keluarga, diskusi guru dan murid di kelas tentang topik bahasan, dsbnya.
Komunikasi antar-kelompok/asosiasi Yakni kegiatan komunikasi yang berlangsung antara suatu kelompok dengan kelompok lainnya. Jumlah pelaku yang terlibat boleh jadi hanya dua atau beberapa orang, tetapi masing-masing membawa peran dan kedudukannya sebagai wakil dari kelompok/asosiasinya masing-masing.
Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi mencakup kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi antar organisasi.Bedanya dengan komunikasi kelompok adalah bahwa sifat organisasi organisasi lebih formal dan lebih mengutamakan prinsip-prinsip efisiensi dalam melakukan kegiatan komunikasinya.
Komunikasi dengan masyarakat secara luas Pada tingkatan ini kegiatan komunikasi ditujukan kepada masyarakat luas. Bentuk kegiatan komunikasinya dapat dilakukan melalui dua cara :Komunikasi massa Yaitu komunikasi melalui media massa seperti radio, surat kabar, TV, dsbnya.Langsung atau tanpa melalui media massa Misalnya ceramah, atau pidato di lapangan terbuka.
Komunikas i ada di mana- mana, di r umah, dikampus, di Mesjid, di Kantor dan
sebagainya. Komunikas i menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian
(Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa tiga perempat (70%) waktu bangun kita
digunakan untuk berkomunikas i – membaca, menulis dan mendengar an
(We spend an
estimated three-fourths of our waking hours in some form of communications-reading,
writing, speaking and listening)
Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.
Komunikas i memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan
dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikas i. Apalagi syarat seorang
pemimpin selain ia har us ber ilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat
jas mani dan rohani, ia juga har us memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers
(1969:180) mengatakan
“Leader ship is Communication.
Kemampuan berkomunikasi
akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya.
Setiap pemimpin
(leader)
memiliki pengikut
(flower)
guna meralisir gagasannya dalam
rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi
seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi pr ilaku orang lain.
Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengor ganisasisan, pengarahan dan
pengawasan dengan memberdayakan anggota organisas i dan penggunaan sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan or ganisasi yang telah ditetapkan (Handoko,
2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan s uatu
pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara
mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diper lukan untuk
mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7)
Manajemen dibutuhkan oleh semua or ganisasi, karena tanpa manajemen, semua
usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan
utama mengapa manajemen itu dibutuhkan.
Pertama
: Untuk mencapai tujuan.
Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisas i dan pr ibadi;
kedua :
1
Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran- sasaran dan kegiatan-
kegiatan dari pihak yang berkepentinga n dalam or ganisasi, seperti pemilik dan karyawan,
maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat ker ja, assos iasi perdagangan,
mas yarakat dan pemerintah.
Ketiga :
Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. S uatu
kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang
umum adalah efis iensi dan efektivitas.
B. Komunikas i Dalam Organisas i
Komunikas i dalam organisasi adalah : Komunikas i di suatu or ganisasi yang
dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada
kaitannya dengan or ganisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang seras i untuk
mencapai tujuan dan sasar an or ganisasi (Effendy,1989: 214).
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikas i. Padahal
komunikas i yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan,
pertama,
komunikas i adalah proses melalui mana fungsi- fungsi manajemen mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai;
kedua,
komunikas i adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi
waktu mereka.
Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas -tugas
mereka. I nformas i harus dikomunikas ikan kepada s tafnya agar mereka mempunyai dasar
perencanaan, agar rencana- rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan
komunikas i dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan
manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai.
Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi- fungsi manajemen melalui
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi,
baik tatap muka atau melalui media seper ti Telephone, Hand Phone dengan bawahan,
staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo,
surat dan laporan- laporan.
2
C. Model Komunikas i dalam Organisasi
Model komunikasi yang paling seder hana adalah adanya pengir im, ber ita (pesan)
dan penerima seperti gambar berikut ini :
Pengirim Pesan Pener ima
Model ini menunjukkan 3 unsur esens i komunikasi. Bila salah satu unsur hilang,
komunikas i tidak dapat ber langsung. Sebagai contoh seorang dapat mengirimkan pesan,
tetapi bila tidak ada yang mener ima atau yang mendengar, komunikasi tidak akan terjadi.
Model komunikasi yang terperinci, dengan unsur -uns ur penting dalam suatu
organisasi yaitu :
1.
Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang
2.
diter jemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan symbol- simbol, kemudian
3.
disampaikan atau dikir imkan sebagai pesan kepada penerima
4.
penerima menangkap symbol-simbol dan
5.
diter jemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan
6.
mengir imkan berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.
Sumber (source) atau pengirim mengendalikan berbagai pesan yang dikir im,
susunan yang digunakan, dan saluran mana yang akan digunakan untuk mengirim pesan
tersebut.
Mengubah pesan ke dalam berbagai bentuk simbo-s imbol verbal atau nonverbal
yang mampu memindahkan pengertian, seper ti kata- kata percakapan atau tulisan, angka,
berakan dsb.
Langkah ketiga sumber mengir imkan pesan melalui berbagai saluran komunikasi
silan. Manfaat komunikasi lisan, antar pr ibadi adalah kesempatan untuk ber interaksi
antara sumber dan pener ima, memungkinkan komunikasi nonverba l (gerakan tubuh,
intonas i s uara, dll) disampaikannya pesan secara tepat, dan memungkinkan umpan bali
diproleh. Sedangkan komunikas i terulis dapat disampaikan melalui media seperti :memo,
3
surat, lapor an, catatan, bulletin, s urat kabar dsb. Komunikas i tulisan mempunyai
kelebihan dalam penyediaan laporan atau dokumen untuk kepenting masa mendatang.
Langkah keempat adalah penerimaan pesan oleh pihak penerima. Pada umumnya
penerima menerima pesan melalu panca indera mereka.. banyak pesan penting yang
tidak diterima oleh seseor ang karena mereka tidak menerima pesan karena kesalahan
dalam mememilih media yang tepat.
Langkah kelima adalah decoding. Hal ini menyangkut memahami symbol- simbol
yang diper gunakan oleh pengirim (s umber). Ini amat dipengaruhi oleh latar belakang,
kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga dan gangguan disekitarnya. Dalam
komunikas i dua arah antara pimpinan dan stafnya (atasan dan bawahan) kemampuan
pimpinan dalam berkomunikas i menjadi factor penentu berhasil tidaknya orang lain
memahami ide, gagasan yang ia sampaikan.
Langkah terakhir adalah umpan balik. Setelah pesan diterima dan diterjemahkan,
penerima memberikan respon, jadi komunikasi adalah proses yang berkes inambungan
dan tak pernah berakhir. I nilah yang dis ebut bahwak komunikas i yang efektif itu akan
menimbulkan interaksi yang baik pula dalam melaksanakan tujuan or ganisasi.
D. Hambatan-Hambatan Te rhadap Komunikasi yang Efektif
1. Hambatan Or ganisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajer ial dan
spesialisasi.
Tingkat khirarkhi bila suatu organisas i tumbh, dan str uktur nya berkembang, akan
menimbulkan berbagai masalah komunikas i. Karena pesan har us melalui tingkatan
(jenjang) tambahan, yang memer lukan waktu yang lebih lama bar ulah pesan itu sampai.
Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada
jabatan ter tentu akan membuat pesan tidak sampai ke selur uh bagian yang ada dalam
organisasi tersebut.
Spesialisas i artinya adalah prins ip or ganisasi, tetapi juga menimbulkan masalah-
masalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan.
Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah- istilah dalam peker jaan mereka mas ing
dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul
salah pengertian dan sebagainya.
4
2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan
menyimpang dari maks ud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatan-
hambatan antar pr ibadi seper ti : Perseps i selektif, status atau kedudukan komunikator
(Sumber), Keadaaan membela dir i, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam
penggunaan bahasa.
Persepsi selektif adalah suatu proses yang menyelur uh dengan mana seorang
menseleksi, mengor ganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia ter ima. Perseps i
seseorang akan dipengar uhi oleh pengalaman masing- masing. Untuk itu diharapkan
seorang manejer memahami sebanyak mungkin tentang kerangka piker, keinginan,
kebutuhan, motif, tujuan dan tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikas i
dalam organisasi yang ia pimpin menjadi efektif.
Status Komunikator artinya hambatan utama komunikas i adalah kecendr ungan
untuk menilai ter utama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang
dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat keper cayaan seseorang bahwa
komunikator dapat dipercayai.
Keadaan membela dir i. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun
penerima pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikas i.
Pendengaran lemah. Manejer harus belajar untuk mendengar secara efektif agar
mampu mengatasi hambatan ini.
Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kes alahan terbesar yang
terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai
contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berar ti satu jam,
satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang tidak konsis ten seper ti
nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikas i.
E. Pedoman komunikas i yang baik
1.
Teliti tujuan sebenarnya dalam setiap berkomunikasi
2.
Pertimbangkan keadaan fisik dan fisikhis or ang lain dalam berkomunikasi
3.
Kons ultasikan dengan berbagai pihak setiap proses manejemen mulai dar i
merencanakan sampai evaluas i.
5
4.
Perhatikan tekanan nada dan eksperesi wajah sesuai dengan isi pesan yang
disampaikan.
5.
Perhatikan konsistensi dalam berkomunikasi
6.
Jadilah pendengar yang baik dalam berkomunikas i.
Rujukan
sebagainya. Komunikas i menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian
(Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa tiga perempat (70%) waktu bangun kita
digunakan untuk berkomunikas i – membaca, menulis dan mendengar an
(We spend an
estimated three-fourths of our waking hours in some form of communications-reading,
writing, speaking and listening)
Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.
Komunikas i memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan
dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikas i. Apalagi syarat seorang
pemimpin selain ia har us ber ilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat
jas mani dan rohani, ia juga har us memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers
(1969:180) mengatakan
“Leader ship is Communication.
Kemampuan berkomunikasi
akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya.
Setiap pemimpin
(leader)
memiliki pengikut
(flower)
guna meralisir gagasannya dalam
rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi
seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi pr ilaku orang lain.
Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengor ganisasisan, pengarahan dan
pengawasan dengan memberdayakan anggota organisas i dan penggunaan sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan or ganisasi yang telah ditetapkan (Handoko,
2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan s uatu
pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara
mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diper lukan untuk
mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7)
Manajemen dibutuhkan oleh semua or ganisasi, karena tanpa manajemen, semua
usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan
utama mengapa manajemen itu dibutuhkan.
Pertama
: Untuk mencapai tujuan.
Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisas i dan pr ibadi;
kedua :
1
Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran- sasaran dan kegiatan-
kegiatan dari pihak yang berkepentinga n dalam or ganisasi, seperti pemilik dan karyawan,
maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat ker ja, assos iasi perdagangan,
mas yarakat dan pemerintah.
Ketiga :
Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. S uatu
kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang
umum adalah efis iensi dan efektivitas.
B. Komunikas i Dalam Organisas i
Komunikas i dalam organisasi adalah : Komunikas i di suatu or ganisasi yang
dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada
kaitannya dengan or ganisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang seras i untuk
mencapai tujuan dan sasar an or ganisasi (Effendy,1989: 214).
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikas i. Padahal
komunikas i yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan,
pertama,
komunikas i adalah proses melalui mana fungsi- fungsi manajemen mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai;
kedua,
komunikas i adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi
waktu mereka.
Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas -tugas
mereka. I nformas i harus dikomunikas ikan kepada s tafnya agar mereka mempunyai dasar
perencanaan, agar rencana- rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan
komunikas i dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan
manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai.
Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi- fungsi manajemen melalui
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi,
baik tatap muka atau melalui media seper ti Telephone, Hand Phone dengan bawahan,
staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo,
surat dan laporan- laporan.
2
C. Model Komunikas i dalam Organisasi
Model komunikasi yang paling seder hana adalah adanya pengir im, ber ita (pesan)
dan penerima seperti gambar berikut ini :
Pengirim Pesan Pener ima
Model ini menunjukkan 3 unsur esens i komunikasi. Bila salah satu unsur hilang,
komunikas i tidak dapat ber langsung. Sebagai contoh seorang dapat mengirimkan pesan,
tetapi bila tidak ada yang mener ima atau yang mendengar, komunikasi tidak akan terjadi.
Model komunikasi yang terperinci, dengan unsur -uns ur penting dalam suatu
organisasi yaitu :
1.
Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang
2.
diter jemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan symbol- simbol, kemudian
3.
disampaikan atau dikir imkan sebagai pesan kepada penerima
4.
penerima menangkap symbol-simbol dan
5.
diter jemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan
6.
mengir imkan berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.
Sumber (source) atau pengirim mengendalikan berbagai pesan yang dikir im,
susunan yang digunakan, dan saluran mana yang akan digunakan untuk mengirim pesan
tersebut.
Mengubah pesan ke dalam berbagai bentuk simbo-s imbol verbal atau nonverbal
yang mampu memindahkan pengertian, seper ti kata- kata percakapan atau tulisan, angka,
berakan dsb.
Langkah ketiga sumber mengir imkan pesan melalui berbagai saluran komunikasi
silan. Manfaat komunikasi lisan, antar pr ibadi adalah kesempatan untuk ber interaksi
antara sumber dan pener ima, memungkinkan komunikasi nonverba l (gerakan tubuh,
intonas i s uara, dll) disampaikannya pesan secara tepat, dan memungkinkan umpan bali
diproleh. Sedangkan komunikas i terulis dapat disampaikan melalui media seperti :memo,
3
surat, lapor an, catatan, bulletin, s urat kabar dsb. Komunikas i tulisan mempunyai
kelebihan dalam penyediaan laporan atau dokumen untuk kepenting masa mendatang.
Langkah keempat adalah penerimaan pesan oleh pihak penerima. Pada umumnya
penerima menerima pesan melalu panca indera mereka.. banyak pesan penting yang
tidak diterima oleh seseor ang karena mereka tidak menerima pesan karena kesalahan
dalam mememilih media yang tepat.
Langkah kelima adalah decoding. Hal ini menyangkut memahami symbol- simbol
yang diper gunakan oleh pengirim (s umber). Ini amat dipengaruhi oleh latar belakang,
kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga dan gangguan disekitarnya. Dalam
komunikas i dua arah antara pimpinan dan stafnya (atasan dan bawahan) kemampuan
pimpinan dalam berkomunikas i menjadi factor penentu berhasil tidaknya orang lain
memahami ide, gagasan yang ia sampaikan.
Langkah terakhir adalah umpan balik. Setelah pesan diterima dan diterjemahkan,
penerima memberikan respon, jadi komunikasi adalah proses yang berkes inambungan
dan tak pernah berakhir. I nilah yang dis ebut bahwak komunikas i yang efektif itu akan
menimbulkan interaksi yang baik pula dalam melaksanakan tujuan or ganisasi.
D. Hambatan-Hambatan Te rhadap Komunikasi yang Efektif
1. Hambatan Or ganisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajer ial dan
spesialisasi.
Tingkat khirarkhi bila suatu organisas i tumbh, dan str uktur nya berkembang, akan
menimbulkan berbagai masalah komunikas i. Karena pesan har us melalui tingkatan
(jenjang) tambahan, yang memer lukan waktu yang lebih lama bar ulah pesan itu sampai.
Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada
jabatan ter tentu akan membuat pesan tidak sampai ke selur uh bagian yang ada dalam
organisasi tersebut.
Spesialisas i artinya adalah prins ip or ganisasi, tetapi juga menimbulkan masalah-
masalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan.
Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah- istilah dalam peker jaan mereka mas ing
dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul
salah pengertian dan sebagainya.
4
2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan
menyimpang dari maks ud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatan-
hambatan antar pr ibadi seper ti : Perseps i selektif, status atau kedudukan komunikator
(Sumber), Keadaaan membela dir i, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam
penggunaan bahasa.
Persepsi selektif adalah suatu proses yang menyelur uh dengan mana seorang
menseleksi, mengor ganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia ter ima. Perseps i
seseorang akan dipengar uhi oleh pengalaman masing- masing. Untuk itu diharapkan
seorang manejer memahami sebanyak mungkin tentang kerangka piker, keinginan,
kebutuhan, motif, tujuan dan tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikas i
dalam organisasi yang ia pimpin menjadi efektif.
Status Komunikator artinya hambatan utama komunikas i adalah kecendr ungan
untuk menilai ter utama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang
dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat keper cayaan seseorang bahwa
komunikator dapat dipercayai.
Keadaan membela dir i. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun
penerima pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikas i.
Pendengaran lemah. Manejer harus belajar untuk mendengar secara efektif agar
mampu mengatasi hambatan ini.
Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kes alahan terbesar yang
terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai
contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berar ti satu jam,
satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang tidak konsis ten seper ti
nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikas i.
E. Pedoman komunikas i yang baik
1.
Teliti tujuan sebenarnya dalam setiap berkomunikasi
2.
Pertimbangkan keadaan fisik dan fisikhis or ang lain dalam berkomunikasi
3.
Kons ultasikan dengan berbagai pihak setiap proses manejemen mulai dar i
merencanakan sampai evaluas i.
5
4.
Perhatikan tekanan nada dan eksperesi wajah sesuai dengan isi pesan yang
disampaikan.
5.
Perhatikan konsistensi dalam berkomunikasi
6.
Jadilah pendengar yang baik dalam berkomunikas i.
Rujukan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar